Dicas práticas para manter validade em dia, reduzir desperdícios e padronizar a gestão
Gerenciar o estoque de uma clínica veterinária pode ser desafiador – especialmente quando o assunto é medicamentos e vacinas. Qualquer descuido (seja com validade, armazenamento ou rastreabilidade) pode gerar prejuízos sérios: seja relação à segurança dos animais atendidos, seja financeiro, seja por conta de auditorias e fiscalizações.
Para ajudar você a manter um controle mais eficiente e padronizado do estoque da sua clínica, com foco em evitar perdas, reduzir riscos e otimizar o uso dos recursos, separamos 6 conjuntos de dicas valiosas.
Confira!
🕒 1. Validade: o grande vilão do desperdício (e da multa)
Um dos erros mais comuns em clínicas é deixar produtos vencerem por falta de controle. Vacinas e medicamentos têm prazos curtos, exigem condições específicas de conservação e, muitas vezes, são comprados em volume para garantir bons preços (o que aumenta o risco de perdas).
O que você pode fazer na prática:
- Cadastrar a validade de cada produto no sistema, no momento da entrada
- Acompanhar periodicamente os prazos, priorizando o uso por ordem de vencimento (FIFO – first in, first out, ou “o primeiro a entrar é o primeiro a sair”)
- Evitar estoques excessivos de produtos com baixa rotatividade
- Revisar o estoque toda semana, com foco em vencimentos próximos
⚠️ Produtos vencidos não podem ser utilizados nem descartados em lixo comum. Eles precisam ser recolhidos por empresa especializada, com comprovação de descarte.
🧾 2. Rastreabilidade: cada dose precisa ser identificável
Em muitos procedimentos (principalmente os que envolvem vacinas, antibióticos e medicações controladas) é fundamental saber exatamente qual produto foi usado, quando, e em qual animal. Isso dá base para lidar com casos de reação adversa, fiscalização ou dúvidas por parte dos tutores.
Para garantir rastreabilidade:
- Registre o nome comercial, fabricante, validade e data de aplicação
- Associe essas informações ao prontuário do paciente
- Mantenha os dados por tempo compatível com as exigências do CRMV
- Evite anotações manuais avulsas (elas são facilmente perdidas) – registre tudo em seu sistema de gestão
📦 3. Padronize o processo de entrada, armazenamento e saída
O maior segredo de um estoque saudável é a rotina padronizada. Quando cada colaborador registra de um jeito, ou quando não há um processo claro para armazenar e retirar produtos, o risco de erro cresce.
Algumas práticas essenciais:
- Centralize as entradas e saídas: apenas pessoas autorizadas devem movimentar o estoque
- Organize os produtos por tipo e vencimento
- Use etiquetas claras com data de entrada e validade
- Mantenha registros de perdas, ajustes e devoluções
- Realize inventários periódicos, mesmo que simples
📊 4. Use os dados do estoque para tomar decisões mais inteligentes
Além de evitar perdas, um bom controle de estoque também ajuda a comprar melhor e planejar com mais precisão.
Dados que fazem diferença:
- Produtos com maior ou menor giro
- Consumo médio mensal por tipo de item
- Perdas por vencimento ou erro de manuseio
- Tendências sazonais no consumo de medicamentos
Essas informações ajudam tanto nas compras quanto na precificação de procedimentos e na negociação com fornecedores.
⚙️ 5. Crie categorias estratégicas para facilitar auditorias e comparações
Organizar os produtos por categorias específicas (ex: antibióticos, vacinas, anestésicos, anti-inflamatórios) permite:
- Gerar relatórios mais claros de consumo por tipo de tratamento
- Analisar quais grupos têm maior impacto no custo operacional
- Facilitar auditorias internas e respostas rápidas em fiscalizações
Esse tipo de classificação ajuda a enxergar o estoque não só como armazenamento, mas como ferramenta de gestão clínica.
📊 6. Avalie o consumo por profissional ou por especialidade
Se a sua clínica tem múltiplos veterinários ou áreas (ex: clínica geral, ortopedia, dermatologia), vale a pena segmentar o uso de insumos por equipe ou tipo de atendimento.
Isso permite:
- Identificar padrões de consumo por especialidade
- Evitar uso excessivo ou indevido de medicamentos
- Calcular o custo real por tipo de consulta ou procedimento
Essa visão por centro de custo ou por área clínica contribui para uma gestão financeira mais precisa e transparente.
Perdas no estoque de uma clínica veterinária são consequência de falta de processo, rotina e controle de informação. Com as estratégias que mostramos aqui (aplicáveis de forma prática com a ajuda do Sispet), você pode transformar o estoque em um aliado da eficiência, da segurança e da sustentabilidade.
(Extra) Checklist: sua clínica está evitando perdas no estoque?
Use esta lista para revisar sua rotina de controle de medicamentos e vacinas:
📆 Validade e armazenamento
- Todos os produtos têm a validade registrada corretamente
- As prateleiras estão organizadas por ordem de vencimento (FIFO)
- Há revisão semanal do estoque com foco em vencimentos próximos
- Produtos com validade curta são monitorados com atenção redobrada
📋 Rastreabilidade e segurança
- Registros incluem nome, fabricante, data de aplicação e validade
- As informações são vinculadas ao prontuário do paciente
- Não há anotações manuais soltas ou dados perdidos
🧪 Processo padronizado
- Entradas e saídas são feitas sempre pelas mesmas pessoas
- Há etiquetas claras e atualizadas nas embalagens
- As perdas e ajustes são registradas de forma consistente
- São feitos inventários periódicos para checar o físico x sistema
📈 Análise e decisões baseadas em dados
- A clínica acompanha o giro dos produtos com frequência
- O consumo médio por item é monitorado
- Há critérios para evitar excesso ou falta na hora de comprar
⚙️ Práticas extras
- Os produtos estão categorizados estrategicamente (ex: antibióticos, vacinas etc.)
- O consumo é analisado por área clínica ou profissional, quando aplicável
