Um dos maiores desafios de qualquer Banho e Tosa é o gerenciamento da agenda. Afinal, sempre há o risco de atrasos e imprevistos, que por sua vez podem deixar os clientes insatisfeitos, sobrecarregar a equipe e diminuir seu faturamento.

Com as estratégias que vamos mostrar aqui, porém, você terá muito mais controle e tranquilidade na hora de lidar com este desafio. Continue a leitura e fique por dentro!

1. Estipule com precisão a duração dos serviços

Cada serviço dentro do banho e tosa tem sua própria complexidade e tempo necessário para ser bem executado.

Por exemplo, um banho completo em um cachorro de pequeno porte pode levar 30 minutos, enquanto uma tosa em um cão de grande porte pode demorar até uma hora ou mais. Para evitar tanto a sobrecarga de agendamentos quanto os períodos ociosos, você precisa saber com clareza o tempo médio de cada serviço oferecido. 

Dica: Crie um catálogo de serviços com os tempos estimados para cada procedimento. Isso ajuda a equipe a se organizar melhor e evita a sobreposição de agendamentos.

2. Atenção ao overbooking e a lacunas na agenda

Muitas vezes, o desejo de atender o máximo de clientes possível pode levar ao chamado “overbooking”, em que vários pets são agendados para o mesmo horário. E isso é uma receita para o caos: atrasos, risco de erros, equipe estressada e clientes insatisfeitos. Por outro lado, lacunas na agenda também são um problema, já que significam perda de faturamento.

Solução: Use um sistema de gestão que facilite o controle dos agendamentos e ajude a evitar horários duplicados ou vazios. Com a tecnologia certa, você terá uma visão clara da agenda e poderá fazer ajustes precisos para garantir o melhor aproveitamento possível dos horários.

3. Tenha proatividade quanto a cancelamentos e atrasos

Imprevistos acontecem. Clientes podem cancelar em cima da hora ou, por algum motivo, chegar atrasados. E, sem um sistema eficiente, reorganizar a agenda nesses momentos pode ser frustrante e caótico.

O que fazer: Adote uma política clara para cancelamentos e atrasos.

Você pode, por exemplo, cobrar uma taxa por cancelamentos de última hora ou oferecer horários de encaixe para pets menores, caso um cliente atrase. Além disso, lembretes automáticos de agendamento (via SMS ou WhatsApp) podem reduzir significativamente os atrasos e cancelamentos, além de evitar que clientes esqueçam o horário.

4. Sincronize a equipe com a agenda

Poucas coisas são mais frustrantes para a equipe do que ser pega de surpresa por mudanças de última hora na agenda ou não saber a quantidade exata de pets que devem atender. Se o time tiver fácil acesso à agenda, porém, fica mais fácil evitar esse tipo de situação.

Dica prática: Mais uma vez, um sistema de gestão com um bom módulo de agenda fará toda a diferença no seu negócio.

5. Gerencie os horários de pico com inteligência

Horários como finais de semana, vésperas de feriados e datas especiais (como o Natal) são períodos de alta demanda. Se a sua agenda não estiver preparada, a sobrecarga será inevitável!

Para evitar problemas, planeje com antecedência. Ofereça descontos ou promoções para incentivar agendamentos em dias ou horários menos movimentados. Se necessário, aumente a capacidade de atendimento nesses dias, contratando freelancers ou reforçando a equipe.

6. Ofereça flexibilidade para clientes recorrentes e novos

Clientes fiéis merecem um tratamento especial – mas é importante equilibrar isso com a demanda de novos clientes. Gerenciar as preferências de horários e serviços de cada cliente pode ser difícil sem um sistema organizado.

Com o Sispet, você pode armazenar o histórico de cada cliente, incluindo suas preferências, horários favoritos e serviços mais utilizados. Isso facilita a personalização do atendimento e garante que ninguém fique sem espaço na agenda.

7. Tenha uma margem de segurança para atrasos

Sempre há a possibilidade de que um serviço demore um pouco mais do que o previsto, o que pode acabar atrasando todos os atendimentos seguintes. Se isso acontecer com frequência, tanto a equipe quanto os clientes ficarão frustrados.

Para diminuir os riscos, sempre tenha uma margem de segurança na agenda, principalmente em serviços mais longos. Outra dica é treinar a equipe para informar os clientes, com antecedência, sobre eventuais atrasos, demonstrando respeito pelo tempo deles.

8. Automatize a comunicação com os clientes

Enviar manualmente lembretes de agendamentos, confirmar horários por telefone e reagendar serviços podem consumir muito tempo da sua equipe, além de ser ineficiente. 

Uma solução muito melhor é automatizar essas tarefas com um sistema de gestão. Com o Sispet, por exemplo, é possível programar lembretes automáticos de agendamentos e avisos de confirmação. Isso garante que seus clientes sempre sejam lembrados do horário marcado e reduz significativamente os cancelamentos de última hora.

 

Agora que você já conhece as principais dificuldades e como superá-las, está pronto para transformar a gestão da agenda do seu Banho e Tosa. Combinando organização e uma boa tecnologia, em pouco tempo você verá os resultados aparecerem!