Além de prestar um serviço de qualidade, é importante que a sua clínica esteja em conformidade com uma série de exigências legais. Vigilância Sanitária, Conselho Regional de Medicina Veterinária (CRMV), Ministério da Agricultura e órgãos municipais podem realizar fiscalizações a qualquer momento – e nem sempre avisam com antecedência.

Por isso, a melhor estratégia não é “correr atrás do prejuízo”, e sim manter a clínica sempre regularizada, organizada e documentada. Vamos te mostrar como fazer isso na prática, com um passo a passo claro para evitar multas e garantir que sua operação esteja dentro das normas.

 

Por que as fiscalizações acontecem?

Elas ajudam a garantir a segurança sanitária, o bem-estar animal, a qualidade dos serviços prestados e o cumprimento de regras profissionais e éticas. Na correria diária, alguns aspectos podem acabar ficando fora de ordem, e as fiscalizações são uma maneira de identificar (e, assim, solucionar) esses problemas.

Os principais órgãos que podem fiscalizar clínicas veterinárias são:

• CRMV (Conselho Regional de Medicina Veterinária) – fiscalização do exercício profissional, presença de RT (responsável técnico), ética e documentação da clínica.
• Vigilância Sanitária Municipal ou Estadual – verifica limpeza, estrutura, descarte de resíduos, controle de zoonoses e licenças.
• Ministério da Agricultura e Pecuária (MAPA) – em casos de manipulação de medicamentos, armazenamento de vacinas e uso de produtos controlados.
• Prefeitura – alvará de funcionamento, licença ambiental, zoneamento e adequação do imóvel à atividade.

Passo a passo para estar sempre preparado

1. Regularize a empresa formalmente

Tenha o CNPJ ativo, contrato social atualizado e registros nos seguintes órgãos:

• Junta Comercial
• Prefeitura (alvará de funcionamento)
• CRMV (registro da clínica e do responsável técnico)
• Vigilância Sanitária local

Certifique-se de que as atividades registradas no CNPJ estão de acordo com os serviços realmente prestados (consultas, cirurgias, exames, pet shop, etc.).

2. Tenha um Responsável Técnico (RT) com registro ativo

É obrigatório que a clínica tenha um médico-veterinário responsável técnico nomeado e com inscrição ativa no CRMV do estado. Esse profissional responde legalmente pelas práticas e protocolos técnicos da clínica.

A ausência de RT ou a falta de comunicação formal ao CRMV pode gerar autuações.

3. Mantenha as licenças em dia

As licenças mais importantes são:

• Alvará de Funcionamento (renovado anualmente ou conforme período estabelecido pela cidade)
• Licença da Vigilância Sanitária
• Licença Ambiental, quando aplicável*
• Certificado de Regularidade do CRMV

Crie um cronograma de vencimentos para nunca perder os prazos.

*Pode ser exigida em casos específicos (especialmente quando há realização de cirurgias, internação, uso de substâncias controladas ou geração de resíduos contaminantes em maior volume) ou conforme normas municipais. Por isso, consulte a Secretaria de Meio Ambiente do seu município, mantenha o Plano de Gerenciamento de Resíduos de Serviços de Saúde (PGRSS) atualizado e comprove o descarte adequado por empresas autorizadas.

4. Organização da estrutura física e limpeza

Durante a fiscalização da Vigilância Sanitária, serão avaliadas as condições do espaço. Atenção especial a:

• Pisos e paredes laváveis, em bom estado
• Ambientes separados por tipo de atividade (consultório, banho e tosa, internação, etc.)
• Iluminação e ventilação adequadas
• Banheiros limpos e abastecidos
• Local adequado para lavagem e esterilização de materiais
• Controle de insetos e pragas

5. Controle correto de resíduos

É obrigatório ter um plano de gerenciamento de resíduos (PGRSS) para o descarte correto de materiais contaminantes e perfurocortantes.

Itens como seringas, agulhas, gazes e restos de medicamentos não podem ir no lixo comum. Portanto, contrate uma empresa especializada para o recolhimento e exija os comprovantes.

6. Armazenamento adequado de medicamentos

O MAPA e a Vigilância Sanitária podem autuar clínicas que armazenam vacinas e medicamentos de forma incorreta. Fique atento:

• Vacinas devem ser armazenadas em refrigerador exclusivo, com controle de temperatura registrado
• Medicamentos controlados exigem livro de registro (portaria 344/1998)
• Produtos vencidos devem ser descartados corretamente, com registros
• Armários devem permanecer trancados e fora do alcance do público

7. Documentos e registros sempre acessíveis

Tenha uma pasta (física ou digital) com todos os documentos essenciais:

• Contrato de prestação de serviços
• Fichas clínicas atualizadas dos pacientes
• Licenças e alvarás
• Livro de registros de medicamentos controlados
• Laudos de esterilização de instrumentos (quando aplicável)
• Certificados de dedetização e limpeza técnica

Se possível, utilize um sistema de gestão que centralize e facilite o acesso a esses dados.

8. Protocolos escritos e equipe treinada

Tenha procedimentos operacionais padronizados (POPs) para:

• Atendimento aos tutores
• Procedimentos clínicos e cirúrgicos
• Limpeza e higienização dos ambientes
• Esterilização de materiais
• Administração de medicamentos

Treine a equipe para saber como agir diante de uma fiscalização – inclusive como receber o fiscal, quais documentos apresentar e como registrar a visita.

Dica final: mantenha tudo pronto antes de precisar

Muitas fiscalizações são feitas sem aviso. Ter uma rotina de conformidade evita correrias, improvisos e multas desnecessárias.

👉 O ideal é adotar uma mentalidade preventiva: atuar em conformidade deve ser parte da cultura da clínica, não apenas uma resposta ao risco de fiscalização.

 

Estar preparado para uma fiscalização é um sinal de profissionalismo, seriedade e respeito com o cliente, com os animais e com a legislação. Além de evitar penalidades, isso fortalece a imagem da clínica como um espaço seguro e confiável.

Se você ainda está começando, siga esse passo a passo aos poucos. Se já tem uma clínica em funcionamento, talvez seja hora de revisar seus processos e garantir que tudo esteja em dia.

 

Bônus: Checklist de preparativos para fiscalização

Use esta lista para verificar se sua clínica está em conformidade com os principais órgãos reguladores:

📄 Documentação e licenças

•  CNPJ ativo com atividades compatíveis
•  Alvará de funcionamento da prefeitura válido
•  Licença da Vigilância Sanitária atualizada
•  Registro da clínica no CRMV
•  Responsável Técnico nomeado e com registro ativo
•  Certificado de Regularidade do CRMV
•  Plano de Gerenciamento de Resíduos (PGRSS)

🧪 Medicamentos e vacinas

•  Vacinas armazenadas em refrigerador exclusivo, com controle de temperatura
•  Livro de controle de medicamentos sujeitos à Portaria 344/98
•  Produtos vencidos descartados corretamente, com registro
•  Medicamentos armazenados com segurança, fora do alcance de clientes

🧼 Estrutura física e higiene

•  Pisos, paredes e mobiliários laváveis e em bom estado
•  Ambientes separados por atividade (consultas, banho/tosa, internação, etc.)
•  Lavabos limpos e abastecidos
•  Dedetização periódica realizada e documentada
•  Ambiente bem iluminado e ventilado

🧹 Limpeza e descarte de resíduos

•  Resíduos infectantes e perfurocortantes descartados por empresa especializada
•  Coletas devidamente registradas
•  Caixa de descarte para perfurocortantes (descartável e identificada)

📁 Organização administrativa

•  Contratos e termos de consentimento assinados pelos tutores
•  Fichas clínicas completas e atualizadas
•  POPs (protocolos operacionais padrão) disponíveis
•  Registros de esterilização e limpeza arquivados
•  Equipe treinada sobre como agir em caso de fiscalização

Dica extra: Revise esse checklist a cada 3 meses e mantenha uma cópia visível na área administrativa da clínica. Prevenção é o melhor caminho para evitar multas e manter a operação tranquila!